Питання – як написати діловий лист англійською мовою змушує багатьох людей переживати, що їх словниковий запас не достатній для ділового листування. Але це не так, ефективний лист у бізнесі складається з простих і конкретних пропозицій і включає досить простий словниковий запас. Адже чим простіше лист читати, тим краще. Якщо дотримуватися наших порад, викладених нижче, у Вас може вийти відмінний діловий лист.
Використовуйте правильний формат і привітання
Створіть гарне перше враження з самого початку тексту, використайте відповідне вітання. Вказуйте адресу і прізвище адресата у верхньому правому куті. І потім починайте писати текст. Обов’язково переконайтеся, що ім’я та прізвище людини написані правильно. Використовуйте Dear Sir (Madam), якщо Ви не знаєте точного імені, кому адресується лист.
Приклади:
Вказуйте свою мету
Мету свого звернення потрібно вказати у першому абзаці:
It was a pleasure meeting you at the conference this week
As per our phone conversation
I am writing to provide the information you requested
После этого стоит написать основную мысль своего обращения:
I’m writing to enquire about…
I’m interested in the job opening posted on your website
Вказуючи причину написання підбирайте тон
Ділові листи, як правило, завжди мають формальний характер, а тон листа залежить від причини написання. У листах-запитах завжди використовують модальні дієслова, щоб запит був максимально ввічливим. Наприклад, некоректно писати: I want you to come to our office on Tuеsday. Замість цього слід написати: Would you be able to come to our office on Tuеsday?
Якщо Ви повідомляєте погані новини або приносите вибачення, потрібно дуже ввічливо і тактовно вказати причини проблеми. Можна використовувати вирази: I regret to inform you, unfortunately или I’m afraid that.
Приклад: I regret to inform you that your application was unsuccessful.
Листи-скарги мають бути також ввічливими і не дуже емоційними. Наприклад, якщо була несвоєчасна доставка і вона затримала терміни виробництва, то коректно буде написати: The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.
Закінчення листа
В останньому абзаці потрібно використовувати такі вирази:
I am enclosing… или Please find enclosed … – якщо вкладаєте додаткові документи
Please contact us if you have any questions
Завершення листа залежить від Ваших відносин з адресатом. Використовуйте Yours faithfully, якщо
Ви не знаєте людину, до якої звертаєтесь, і Yours sincerely – для адресатів, яких добре знаєте. Для
менш офіційних листів можна використовувати: Best regards или Kind regards. У кінці листа потрібно поставити свій підпис, прізвище і посаду.
Перед надсиланням не забутьте перевірити лист на наявність помилок.
