Как написать деловое письмо на английском

Ведение деловой переписки – навык, необходимый каждому сотруднику как международной корпорации, так и локального бизнеса. Эта формальность – часть устоявшихся традиций и делового этикета, чья задача продемонстрировать уважение партнеру по переписке не только в минуты успеха и подъема, но также в минуты конфликта, раздора. Правильно выстроенная деловая переписка станет подспорьем при выстраивании удачной карьеры. По какому случаю следует писать деловые письма, как инициировать переписку или дать ответ – разберем в сегодняшней статье.

Общие правила написания делового письма на английском

Для начала ознакомимся с правилами написания деловых писем. Всё зависит от стиля. В бизнес переписке выделяют три стиля писем:

• formal (формальное или официальное письмо): используется, например, при переписке Business-to-Business, когда необходимо выдержать все условности;
• semi-formal (полуформально или полуофициальное письмо): направлено кому-то, кого автор письма знает, при этом отношения не близкие, например при обращении Бизнеса к Клиенту. Такие письма балансируют между формальными и неформальными и могут быть направлены, например, постоянному клиенту компании. Такие отношения уже допускают “несколько ослабить галстук” и добавить нотку теплоты.
• informal (неформальное или неофициальное письмо): переписка между хорошими знакомыми, друзьями или, например, между сотрудниками фирмы одного ранга.

Структура письма

Вопреки тому, что все три письма создаются в разной стилистике, структура у них одна, а значит и правила написания письма на английском совпадают. Поэтому каждое бизнес-письмо на английском содержит следующие составляющие:

• Контактная информация отправителя: имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты. Если письмо печатается на официальном бланке, эта информация уже содержится там и называется Your Company Letterhead.
• Дата написания письма;
• Контактная информация получателя: имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты;
• *тема (для электронных писем): суть обращения в двух-трех словах;
• Приветствие: чем более официальное письмо на английском, тем официальнее приветствие;
• Вступительная часть: суть обращения, развернутый вариант п.2;
• Основная часть: содержит от 1 до 3 абзацев и предоставляет конкретные детали по запросу, включая дополнительные вопросы, уточнения и детальную информацию;
• Заключительная часть: вывод и виденье решения ситуации и призыв к действию – что человек должен сделать, прочитав деловое письмо на английском;
• Прощание: “С уважением…”;
• Подпись: в зависимости от близости отношений, подпись может составлять только имя или все регалии, аккредитации, а также ФИО и подпись.

Клише формального письма на английском

Оформление письма на английском – ответственная задача, чтобы упростить которую, употребляются клише – заготовленные образцы. Клише ниже покажет, как расположены все составляющие делового письма на практике:

Начало и окончание делового письма в английском

Уже известно, что в деловой переписке присутствуют три типа писем: formal, semi-formal, informal. При подобной структуре написания, они отличаются уровнем официальности, а значит лексическими и грамматическими оборотами, используемыми при написании, что приметно по началу и окончанию письма.

Начало делового письма с первой строки устанавливает тон дальнейшей переписки. Правильно подобранное приветствие и вступление, однозначно, сыграет на руку. Обращение, как правило пишется с указанием имени, но иногда имя неизвестно. На такой случай в деловой переписке также предусмотрены варианты написания приветствия.

Окончание делового письма, так же как и начало, сопровождается заключительной фразой, содержащей призыв к действию, прощанием и подписью. Подберите прощание, соответствующее стилистике целого письма, и подпишитесь соответственно.

Посмотрим, как это работает на практике

Примеры бизнес-писем

В качестве наглядного образца ниже приведено одно письмо, касающееся рабочих процессов, в трех стилях: формальном, полу-формальном и неформальном.

Подсказки по написанию бизнес-писем

Как видно из примеров, помимо грамматических оборотов, значимую роль отыгрывает лексика, Чем сложнее лексика, тем официальнее выглядит деловое письмо на английском (вопреки тому, что большая часть из этих слов не из бизнес-сферы). Поэтому следует уделять внимание изучению лексики, опираясь на методику, способствующую изучению слов через общение, но не через зубрежку. Двигаясь по учебной программе и усваивая материал естественным путем, наши студенты, окончив уровень Intermediate, уже готовы к деловому английскому, который считается на порядок сложнее разговорного за счет формальности.

Помимо лексики и соблюдения клише письма присутствует еще ряд неочевидных рекомендаций для ведения деловой переписки:

• Определите подходящий уровень формальности, учитывая отношения с получателем, должность, тип письма и ваши намерения.
• Оформляйте каждое письмо с учетом того, кто является получателем. Даже если используете готовый шаблон, получатель не должен это заметить. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать именно в этой компании, не абстрактными фразами, а конкретными примерами, чем эта компания отличается от других.
• Будьте пунктуальны. Своевременная доставка деловых писем демонстрирует потенциальным работодателям ваши навыки тайм-менеджмента и показывают получателю, что вы цените его время.
• Обозначьте способ доставки (электронной или классической почтой), исходя из отношений с получателем, типа письма и уровня срочности.
• Ограничьтесь одной страницей. Письма, написанные коротко и по сути, с большей вероятностью будут рассмотрены. Включайте только ту информацию, которую должен знать читатель.

Написание ответного письма

Оформление ответного делового письма важная составляющая профессиональной переписки, поэтому необходимо учитывать ряд тонкостей.

• Внимательно прочитайте полученное письмо и убедитесь, что понимаете содержание. Это поможет составить правильный ответ. Узнайте цель письма и какая информация нужна отправителю.
• Соберите необходимую информацию. Проведите исследование, если это необходимо для предоставления ответа. Если предоставлять такую информацию – вне вашей компетенции, перешлите письмо соответствующему лицу и проинформируйте отправителя письма о плане последующих действиях.
• Составьте ответ в соответствующем стиле, соблюдая клише деловой переписки. В первом абзаце переходите к делу. Будьте прямолинейны. Подробно ответьте на каждый вопрос и предоставьте полный перечень необходимой информации, которую запросил человек. Если это невозможно сделать, без уловок скажите об этом. Принесите извинения за то, что не смогли предоставить необходимую информацию.
• Откорректируйте письмо и исправьте грамматические, орфографические и структурные ошибки. Используйте программу проверки орфографии, которая поможет найти и исправить ошибки.

Виды деловых писем в английском языке

С правилами и формальностями разобрались, пора познакомиться с видами деловых писем в английском. Разнообразие писем необходимых для бизнес-переписки кажется пугающим. Однако ситуация не так страшна. Если говорить обобщенно, то деловая переписка соответствует этапам, которые кандидат проходит, становясь частью бизнеса:

• 👋 Начало: знакомство, установление контакта, изучение друг друга на предмет “свой - не свой”. Эту роль на себя берут сопроводительные и рекомендательные письма, а также резюме и другие бумаги, способные дополнить собеседование и создать целостную картинку.
• 🤗 Непосредственное сотрудничество. Здесь деловую переписку можно разделить на две ветки:
  • то, что касается жизни сотрудника в компании и коллективе: приветствия в первый рабочий день и инструктаж по рабочим вопросам, решение сложных ситуаций, поручения и приказы, уведомления о повышении, поздравления и т.д.;
  • то, что касается товаров: закупки, коммерческие предложения, общение с поставщиками и клиентами.
• 🤝 Завершение сотрудничества: письма об увольнении или уведомления об увольнении, прощание с коллегами и благодарности за то, что компания вам дала в период сотрудничества.

👋 Подготовительный этап

Networking Letters или Письма для установления деловых контактов

Нетворкинг означает построение отношений на профессиональном уровне. Данный тип писем обращен к друзьям, знакомым, друзьям друзей, профессиональным связям и контактам с просьбой помочь в поиске работы, связав вас с людьми или возможностями.

Хорошо написанное Networking Letter положительно сказывается на имидже и помогает установить официальные отношения с правильными людьми. Среди писем для установления деловых контактов встречаются:

• Referral letters (Рекомендательные письма) пишутся, чтобы порекомендовать одного человека, кого вы знаете, другому. Используется в отношении звездных сотрудников или крупных поставщиков.

Delvey, yes. She's one of our most important guests. – Делви, да. Она одна из наших самых важных гостей.

• Thank you letters (Благодарственные письма) пишутся, чтобы поблагодарить человека за то, что он сделал. Этот тип письма помогает укрепить доверие и выражает благодарность.

Cover Letters (Transmittal letters) или Сопроводительные письма

Деловое письмо, к которому есть приложение: пакет, письмо или отчет. Цель сопроводительного письма — дать инструкции получателю, что он должен делать с посылкой, а также почему продукт был отправлен. Сопроводительное письмо ясное, короткое и написано в официальном тоне.

• Application letters (Письма о трудоустройстве): Второе название – Cover Letter. Применяется как дополнение к резюме, хоть и не является обязательной составляющей, однако это отличный шанс продемонстрировать собственную заинтересованность в должности, инициативность и рассказать о себе подробнее, чем это сделают сухие факты в резюме.
• Letters of intent (Письма о намерении): Преддоговорные бумаги, что часто используются в сделках со СМИ, описывающие ключевые условия, на которых стороны намереваются заключить окончательные соглашения.
• Letters of interest (Письма заинтересованности): Призваны показать заинтересованность в получении дополнительной информации перспективах трудоустройства в конкретной организации. Деловая переписка – как политические игры. Добавьте пару красочных слов об успехах и письмо заинтересованности превратится в сопроводительное письмо. Пара дополнительных строк и руководство решит, что вы слишком фамильярны, а значит склонные позволить себе лишнего и надо бы к вам присмотреться. 🧐
• Inquiry letters (Письма-запросы): Формальное письмо на английском, цель которого – получить недостающую информацию. Прежде чем отправить запрос, вы должны убедиться, что информация недоступна из других источников, таких как веб-сайт компании, например.
• Query letters (Письма-запросы лит.редакторам): Способ представить себя и свою работу литературному агенту или редактору. Цель письма: убедить агентов или редакторов в том, что предлагаемый проект интересный и финансово выгодный.
• Motivation letters (Мотивационные письма): Одностраничное официальное письмо на английском, в котором объясняется, почему вы – наиболее подходящий кандидат на вакантное место, на примерах собственных интересов и достижений. Выступает дополнением к резюме при приеме на работу или к документам при поступлении в ВУЗ или школу.

Letters of Recommendation или Рекомендательные письма

Данный тип писем пишется от лица другого специалиста, например, от имени научного руководителя или предыдущего босса, с целью проверки квалификации и трудовой этики кандидата. Рекомендательное деловое письмо на английском должно усилить заявку на получение работы, места в ВУЗе или другую профессиональную возможность. Среди рекомендательных писем встречаются:

• Recommendation letters for a coworker (Рекомендательные письма для коллеги)
• Recommendation letters for an employee (Рекомендательные письма для сотрудника)
• Recommendation letters for a boss (Рекомендательные письма для начальника)

Follow-Up Letters или Письма-напоминания

Такие письма, как правило, отправляют по результатам встречи, например после собеседования. Цель – поблагодарить интервьюера за уделенное время и еще раз продемонстрировать свой интерес к работе. Это работает как некое напоминание и способствует продолжению диалога. Письма-напоминания обычно короткие и уже содержат контекст.

🤗 Непосредственное сотрудничество

Вы стали частью компании, поздравляем! С этим достижением открылся и новый уровень деловой переписки, касающийся вас, как части бизнеса, и продукта, который предлагает компания.

Acceptance letters или Письмо о приеме

Данное деловое письмо на английском – официальный документ, указывающий, что человек согласился принять предложение об участии в программе, о работе или в школу.

Welcome Letters или Приветственные письма

Это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить информацию, важную на первых порах. Среди них выделяют:

• Job appointment letters (Письма о назначении на работу): Первая деловая бумага, которую получает сотрудник при приеме в компанию. Письмо подтверждает, что человек был выбран на должность, на которую претендовал.
• New employee welcome letters (Письма с приветствием нового сотрудника): Предоставляют сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню.
• New customer welcome letters (Письма с приветствием нового клиента): Используется для схемы B2B. Письма содержат благодарность клиенту за его бизнес, описание вашей компании и введение в ваш бизнес. Цель: показать клиенту, что ему здесь рады и подтвердить, что сотрудничество с вашим бизнесом было правильным решением.
• Letters of introduction (Рекомендательные письма или письма-знакомства): Это способ для компаний представить себя потенциальным клиентам и партнерам, дистрибьюторам и инвесторам или организациям, чтобы описать продукты или услуги, которые они предлагают, тем самым выйти на новый рынок.

Letters of commendation или Благодарственные письма (Письма одобрения)

Письма, написанные для выражения благодарности и всеобщего признания за отличительный поступок. К ним относятся:

• Appreciation letters (Письма признательности): Демонстрируют высокую оценку заслуг человека или его ценности, например, как сотрудника. Таким образом дается подтверждение, что компания замечает, ценит и дорожит трудом сотрудника, что воодушевляет человека трудиться ещё усерднее.
• Retirement letters of appreciation (Благодарственные письма при выходе на пенсию): Выражают признательность сотруднику за годы, что он трудился на благо компании.

Thank you letters (Letters of Gratitude) или Письма благодарности

Письма выражают благодарность получателю за любое положительное влияние. Будь то помощь с трудоустройством, покупка товара или заключение контракта. Какое угодно взаимодействие с положительным финалом достойно быть замеченным и стать поводом для благодарственного письма, что поможет установить взаимопонимание с получателем и сообщить о намерениях на будущее. Среди благодарственных писем встречаются:

• Благодарственные письма за рекомендации
• Благодарственные письма для босса
• Благодарственные письма наставнику
• Благодарственные письма за повышение
• Благодарственные письма клиентам
• Благодарственные письма коллективу
• Благодарственные письма коллегам
• Благодарственные письма после интервью
• Благодарственные письма высшего руководства после собеседования

Complaint letters или Письма–жалобы

Официальное письмо на английском, которое, зачастую направлено от потребителя предприятию, когда первый недоволен услугой или продуктом. Подобные письма могут писать не только обычные потребители, но и компании, которые, будучи клиентами, не получили должного обслуживания или недовольны продуктом.

Adjustment Letters или Письма по урегулированию споров

Официальный ответ на письмо-жалобу. Данное деловое письмо на английском содержит подтверждение о получении жалобы, алгоритм дальнейших действий по работе, другими словами: предпринятые шаги с вашей стороны по урегулированию ситуации. Последний пункт дает больше понимания клиентам почему конечное решение было именно таким, что выстраивает доверительные отношения и повышает лояльность.

Apology letters или Письма с извинениями

Письма с извинениями весомый инструмент в карьере, так как от ошибок никто не застрахован. Цель письма: признать ошибку, продемонстрировать, что вам жаль о содеянном, попросить прощения у получателя. В случае конфликта на рабочем месте, информацию о которых внесли в дело, письму с извинениями также отводится официальная запись, что положительно сказывается на дальнейшей карьере.

Если ошибка произошла в отношении клиента, бизнес также должен попросить прощения, если дорожит репутацией. В письме важно признать ошибку, попросить прощения, описать пути исправления ситуации. Письмо желательно закончить ещё одним извинением и пожеланием хорошего дня.

Congratulation letters или Поздравительное письмо

Разновидность письма, призванного отметить выдающиеся достижения или новые начинания в жизни человека, например: получение новой работы, рождение ребенка, выход на пенсию, замужество, покупку нового дома и т.д.

Вопреки относительно личной тематике писем, они являются частью деловой переписки и бизнес-этикета.

Request letters или Письма-запросы

Формальное письмо на английском, цель которого – попросить о чем-либо на рабочем месте, будь то повышение по должности, перевод в другое отделение, получение премии, вопрос отпуска или прохождение дополнительного обучения. А также способ подать запрос на получение недостающей информации.

Announcement letters или Письма-объявления

Используются, чтобы официально уведомить коллектив о каких-либо изменениях в рабочем процессе. Например, об изменении политики компании или смене сотрудника, или руководства, слиянии, поглощении, выпуске продукта или мероприятие.

Последние два типа писем часто обозначают как разновидность In-Office Memorandum Letters или Служебный меморандум (Офисные деловые записки). Они максимально короткие, структурированные и по делу, без лишних слов. Только для внутреннего пользования. К данному типу писем ещё относят:

Acknowledgement Letters (Письма с подтверждением): подтверждает, что письмо, запрос или товар были получены, отправитель может быть спокоен.

• Refusal letters (Письма с отказом)
• Order Letters (Письма-поручения)

Sales letters или Продающие письма

Цель продающего письма — представить услугу или продукт клиенту, или покупателю. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

🤝 Завершение сотрудничества

Вне зависимости от того, какая сторона стала инициатором – руководство или подчиненный – этот этап также сопровождается официальными письмами, что выступают официальным подтверждением прекращения рабочих отношений.

Termination letters или Письма о прекращении (сотрудничества)

Данный тип писем пишется сотрудникам от имени руководства, чтобы уведомить об увольнении и окончании сотрудничества. В случае наличия договора, он также подлежит расторжению. Такие письма называют ещё:

• Letters of separation (Письма об увольнении);
• A notice of termination of employment (Уведомление о прекращении трудовых отношений);
• Contract termination letters (Письма о расторжении контракта).

Иногда подобные письма адресованы от сотрудника руководству, в случае если первый готов уйти с поста на добровольной основе. Однако чаще, письма-заявления об увольнении от сотрудника называются “Letters of Resignation”.

Letters of Resignation или Заявление об увольнении

Данные письма информируют работодателя о намерении уйти в отставку. Компании предпочитают иметь документальное подтверждение вашего намерения. Письма об увольнении включают в себя:

• Retirement letters (Письмо о выходе на пенсию);
• Thank you letter after resignation (Благодарственное письмо после увольнения);
• Resignation letters for jobs that aren’t a good fit (Заявления об уходе с работы, которая не подходит);
• Short notice resignation letters (Заявление об увольнении с коротким сроком уведомления): заявление подается меньше чем за 2 недели до даты увольнения;
• No notice resignation letters (Заявление об увольнении без уведомления): сотрудник покидает должность сразу после написания заявления;
• Emergency resignation letters (Срочные заявления об увольнении): подается в случае чрезвычайных ситуаций;
• Forced resignation letters (Заявления о вынужденном увольнении);
• Formal letters of resignation (Официальные заявления об увольнении);
• Letters of resignation due to illness (Заявления об увольнении по болезни);
• Resignation letters due to moving (Заявления об увольнении в связи с переездом);
• Resignation letters due to pregnancy (Заявления об увольнении в связи с беременностью);
• Resignation letters for family reasons (Заявления об увольнении по семейным обстоятельствам);
• Resignation letters due to career change (Заявление об увольнении в связи со сменой карьеры): подается в случае кардинальной смены профессии.

Вне зависимости от типа письма об увольнении, важно указать последний рабочий день, причину ухода и поблагодарить компанию за то, что она вам дала. При этом стараться уместить это в пару-тройку предложений, так как это официальная бумага, а не переписка с подружками. 😉

Как видите, деловая переписка поражает многообразием, охватывая каждое микро действие в процессе сотрудничества, будь то формат Business-to-Business или Business-to-Customer. И если вы освоили хотя бы шесть уровней английского, тогда смело приступайте к детальному знакомству с деловой перепиской, ведь лексики и грамматики уже хватает для работы с бизнес английским.

Тест для закрепления материала

Расположите составляющие делового письма в правильном порядке

1. приветствие
2. тема письма
3. основная часть
4. контактная информация получателя
5. вступительная часть
6. прощание
7. контактная информация отправителя
8. заключительная часть
9. дата написания письма
10. подпись

Определите какие приветствия и прощания соответствуют каждому из типов писем

Прочтите деловое письмо на английском и определите к какому типу оно относится

Варианты ответов:

• formal thank you letter
• semi-formal gratitude letter
• formal letter of commendation

Ответы на тест

Расположите составляющие делового письма в правильном порядке

1. контактная информация отправителя
2. дата написания письма
3. контактная информация получателя
4. тема письма
5. приветствие
6. вступительная часть
7. основная часть
8. заключительная часть
9. прощание
10. подпись

Определите какие приветствия и прощания соответствуют каждому из типов писем

Прочтите деловое письмо на английском и определите к какому типу оно относится

✔️ formal thank you letter (or formal letter of gratitude)