Вопрос – как написать деловое письмо на английском языке заставляет многих людей переживать, что их словарный запас не достаточен для деловой переписки. Но это не так, эффективное письмо в бизнесе состоит из простых и конкретных предложений и включает довольно простой словарный запас. Ведь чем проще письмо читать, тем лучше. Если придерживаться наших советов, изложенных ниже, у Вас может получиться отличное деловое письмо.
Используйте правильный формат и приветствие
Создайте хорошее первое впечатление с самого начала письма, используйте подходящее приветствие. Указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст. Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте Dear Sir (Madam), если Вы не знаете точного имени, кому адресуется письмо.
Примеры:
Указывайте свою цель
Цель своего обращения нужно указать в первом абзаце:
It was a pleasure meeting you at the conference this week
As per our phone conversation
I am writing to provide the information you requested
После этого стоит написать основную мысль своего обращения:
I’m writing to enquire about…
I’m interested in the job opening posted on your website
Указывая причину написания выбирайте тон
Деловые письма, как правило всегда носят формальный характер, а тон письма зависит от причины написания. В письмах запросах всегда используют модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым. Например, некорректно писать: I want you to come to our office on Tuеsday. Вместо этого стоит написать: Would you be able to come to our office on Tuеsday?
Если Вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы. Можно использовать выражения: I regret to inform you, unfortunately или I’m afraid that.
Пример: I regret to inform you that your application was unsuccessful.
Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональны. Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.
Окончание письма
В последнем абзаце нужно включать такие выражения:
I am enclosing… или Please find enclosed … – если вкладываете дополнительные документы
Please contact us if you have any questions
Завершение письма зависит от Ваших отношений с адресатом. Используйте Yours faithfully, если Вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и Yours sincerely – для адресатов, которых хорошо знаете. Для менее официальных писем можно использовать: Best regards или Kind regards. В конце письма нужно поставить свою подпись, фамилию и должность.
Перед отправкой не забудьте проверить письмо на наличие ошибок.
