Как написать деловое письмо на английском

Вопрос – как написать деловое письмо на английском языке заставляет многих людей переживать, что их словарный запас не достаточен для деловой переписки. Но это не так, эффективное письмо в бизнесе состоит из простых и конкретных предложений и включает довольно простой словарный запас. Ведь чем проще письмо читать, тем лучше. Если придерживаться наших советов, изложенных ниже, у Вас может получиться отличное деловое письмо.

Используйте правильный формат и приветствие

Создайте хорошее первое впечатление с самого начала письма, используйте подходящее приветствие. Указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст. Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте Dear Sir (Madam), если Вы не знаете точного имени, кому адресуется письмо.

Примеры:

• Dear Sir (Madam)
• Dear Mr Smith
• Dear Ms
• Dear Jack Johnson
• Dear Customer
• Gentlemen

Указывайте свою цель

Цель своего обращения нужно указать в первом абзаце:

It was a pleasure meeting you at the conference this week

As per our phone conversation

I am writing to provide the information you requested

После этого стоит написать основную мысль своего обращения:

I’m writing to enquire about…

I’m interested in the job opening posted on your website

Указывая причину написания выбирайте тон

Деловые письма, как правило всегда носят формальный характер, а тон письма зависит от причины написания. В письмах запросах всегда используют модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым. Например, некорректно писать: I want you to come to our office on Tuеsday. Вместо этого стоит написать: Would you be able to come to our office on Tuеsday?

Если Вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы. Можно использовать выражения: I regret to inform you, unfortunately или I’m afraid that.

Пример: I regret to inform you that your application was unsuccessful.

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональны. Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.

Окончание письма

В последнем абзаце нужно включать такие выражения:

I am enclosing… или Please find enclosed … – если вкладываете дополнительные документы

Please contact us if you have any questions

Завершение письма зависит от Ваших отношений с адресатом. Используйте Yours faithfully, если Вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и Yours sincerely – для адресатов, которых хорошо знаете. Для менее официальных писем можно использовать: Best regards или Kind regards. В конце письма нужно поставить свою подпись, фамилию и должность.

Перед отправкой не забудьте проверить письмо на наличие ошибок.