Як написати ділового листа англійською

Ведення ділового листування – навичка, необхідна кожному співробітнику як міжнародної корпорації, так і локального бізнесу. Ця формальність – частина усталених традицій та ділового етикету, чиє завдання продемонструвати повагу партнеру з листування не лише у хвилини успіху та підйому, але також у хвилини конфлікту, розбрату. Правильно вибудуване ділове листування стане опорою при вибудовуванні вдалої кар'єри. З якої нагоди слід писати ділові листи, як ініціювати листування чи дати відповідь – розберемо у сьогоднішній статті.

Загальні правила написання ділового листа англійською

Спочатку ознайомимося з правилами написання ділових листів. Все залежить від стилю. У бізнес-листуванні виділяють три стилі листів:

• formal (формальний або офіційний лист): використовується, наприклад, під час листування Business-to-Business, коли необхідно витримати всі умовності;
• semi-formal (напівформально або напівофіційний лист): направлено комусь, кого автор листа знає, при цьому стосунки не близькі, наприклад, при зверненні Бізнесу до Клієнта. Такі листи балансують між формальними та неформальними й можуть бути надіслані, наприклад, постійному клієнту компанії. Такі стосунки вже допускають “певного послаблення краватки" та нотку теплоти.
• informal (неформальний чи неофіційний лист): листування між добрими знайомими, друзями або, наприклад, між співробітниками фірми одного рангу.

Структура листа

Всупереч тому, що всі три листи створюються в різній стилістиці, структура у них одна, а значить і правила написання листа англійською збігаються. Тому кожен бізнес-лист англійською містить такі складові:

1. Контактна інформація відправника: ім'я, номер телефону та службова адреса або адреса електронної пошти. Якщо лист друкується на офіційному бланку, ця інформація вже міститься там і називається Your Company Letterhead .
2. Дата написання листа;
3. Контактна інформація одержувача: ім'я, номер телефону та службова адреса або адреса електронної пошти;
4. *Тема (для електронних листів): суть звернення у двох-трьох словах;
5. Привітання: чим більш офіційний лист англійською, тим офіційніше привітання;
6. Вступна частина: суть звернення, розгорнутий варіант п.2;
7. Основна частина: містить від 1 до 3 абзаців та надає конкретні деталі на запит, включаючи додаткові питання, уточнення та детальну інформацію;
8. Заключна частина: висновок і бачення вирішення ситуації та заклик до дії – що людина має зробити, прочитавши діловий лист англійською;
9. Прощання: "З повагою ...";
10. Підпис: залежно від близькості відносин, підпис може становити лише ім'я або всі регалії, акредитації, а також ПІБ та підпис.

Кліше формального листа англійською

Оформлення листа англійською – відповідальне завдання, щоб спростити його, використовуються кліше – заготовлені зразки. Кліше нижче покаже, як розташовані всі складові ділового листа на практиці:

Початок та закінчення ділового листа в англійській

Вже відомо, що у діловому листуванні присутні три типи листів: formal, semi-formal, informal. При подібній структурі написання вони відрізняються рівнем офіційності, а значить лексичними й граматичними зворотами, що використовуються при написанні, що помітно на початку і закінчення листа.

Початок ділового листа з першого рядка встановлює тон подальшого листування. Правильно підібране вітання та вступ, однозначно, зіграє на руку. Звернення зазвичай пишеться із зазначенням імені, але іноді ім'я невідоме. На такий випадок у діловому листуванні також передбачено варіанти написання привітання.

Закінчення ділового листа, як і початок, супроводжується заключною фразою, що містить заклик до дії, прощанням і підписом. Підберіть прощання, що відповідає стилістиці цілого листа, та підпишіться відповідно.

Подивимося, як це працює на практиці.

Приклади бізнес-листів

Як наочний зразок нижче наведено один лист, що стосується робочих процесів, у трьох стилях: формальному, напівформальному і неформальному.

Підказки щодо написання бізнес-листів

Як видно з прикладів, крім граматичних зворотів, значну роль відіграє лексика, Чим складніше лексика, тим офіційніше виглядає діловий лист англійською (всупереч тому, що більшість цих слів не з бізнес-сфери). Тому слід приділяти увагу вивченню лексики, спираючись на методику , що сприяє вивченню слів через спілкування, але не через зубріння. Рухаючись за навчальною програмою та засвоюючи матеріал природним шляхом, наші студенти, закінчивши рівень Intermediate , вже готові до ділової англійської, яка вважається на порядок складнішою за розмовну за рахунок формальності.

Крім лексики та дотримання кліше листа є ще ряд неочевидних рекомендацій для ведення ділового листування:

• Визначте відповідний рівень формальності з огляду на відносини з одержувачем, посаду, тип листа та ваші наміри.
• Оформляйте кожен лист з урахуванням того, хто виступає одержувачем. Навіть якщо ви використовуєте готовий шаблон, одержувач не повинен це помітити. Наприклад, у супровідному листі має бути зазначено, чому ви хочете працювати саме в цій компанії, не абстрактними фразами, а конкретними прикладами, ніж ця компанія відрізняється від інших.
• Будьте пунктуальні. Своєчасне доставлення ділових листів демонструє потенційним роботодавцям ваші навички тайм-менеджменту та показують отримувачу, що ви цінуєте його час.
• Оберіть спосіб доставки (електронною або класичною поштою), виходячи з відносин з одержувачем, типу листа та рівня терміновості.
• Обмежтеся однією сторінкою. Листи, написані коротко і по суті, з більшою ймовірністю будуть розглянуті. Включайте лише ту інформацію, яку має знати читач.

Написання листа у відповідь

Оформлення ділового листа у відповідь важлива складова професійного листування, тому необхідно враховувати ряд тонкощів.

• Уважно прочитайте отриманий лист і переконайтеся, що розумієте зміст. Це допоможе скласти правильну відповідь. Дізнайтеся мету листа та яка інформація потрібна відправнику.
• Зберіть потрібну інформацію. Проведіть дослідження, якщо це потрібно для надання відповіді. Якщо надавати таку інформацію – поза вашою компетенцією, надішліть листа відповідній особі та поінформуйте відправника листа про план наступних дій.
• Складіть відповідь у відповідному стилі, дотримуючись кліше ділового листування. У першому абзаці перейдіть до справи. Будьте прямолінійними. Докладно дайте відповідь на кожне запитання та надайте повний перелік необхідної інформації, яку запросила людина. Якщо це неможливо зробити, скажіть про це без хитрощів. Попросіть вибачення за те, що не змогли надати необхідну інформацію.
• Відкоригуйте лист та виправте граматичні, орфографічні та структурні помилки. Використовуйте програму перевірки орфографії, яка допоможе знайти та виправити помилки.

Види ділових листів в англійській мові

З правилами й формальностями розібралися, настав час познайомитися з видами ділових листів в англійській. Різноманітність листів необхідних для бізнес-листування видається лячною. Однак ситуація не така страшна. Якщо говорити узагальнено, то ділове листування відповідає етапам, які кандидат проходить, стаючи частиною бізнесу:

• 👋 Початок: знайомство, встановлення контакту, вивчення одне одного на предмет “свій – не свій”. Цю роль на себе беруть супровідні та рекомендаційні листи, а також резюме та інші папери, здатні доповнити співбесіду та створити цілісну картинку.
• 🤗 Безпосереднє співробітництво. Тут ділове листування можна розділити на дві гілки:
  • те, що стосується життя співробітника в компанії та колективі: вітання в перший робочий день та інструктаж з робочих питань, вирішення складних ситуацій, доручення та накази, повідомлення про підвищення, вітання тощо;
  • те, що стосується товарів: закупівлі, комерційні пропозиції, спілкування з постачальниками та клієнтами.
• 🤝 Завершення співпраці: листи про звільнення або повідомлення про звільнення, прощання з колегами та подяку за те, що компанія вам дала в період співпраці.

👋 Підготовчий етап

Networking Letters або Листи для встановлення ділових контактів

Нетворкінг означає побудову відносин на професійному рівні. Даний тип листів звернений до друзів, знайомих, друзів друзів, професійних зв'язків та контактів із проханням допомогти у пошуку роботи, зв'язавши вас з людьми чи можливостями.

Добре написане Networking Letter позитивно впливає на імідж і допомагає встановити офіційні відносини з правильними людьми. Серед листів для встановлення ділових контактів зустрічаються:

• Referral letters (Рекомендаційні листи) пишуться, щоб порекомендувати одну людину, котру ви знаєте, іншій. Використовується для зіркових співробітників або великих постачальників.

Delvey, yes. She's one of our most important guests. – Делві, так. Вона одна з наших найважливіших гостей.

• Thank you letters (Листи подяки) пишуться, щоб подякувати людині за те, що він зробив. Цей тип листа допомагає зміцнити довіру та висловлює подяку.

Cover Letters (Transmittal letters) або Супровідні листи

Діловий лист, до якого є додаток: пакет, лист або звіт. Мета супровідного листа – дати інструкції одержувачу, що він повинен робити з посилкою, а також чому продукт було відправлено. Супровідний лист ясний, короткий і написаний в офіційному тоні.

• Application letters (Листи про працевлаштування): Друга назва – Cover Letter. Застосовується як доповнення до резюме, хоч і не є обов'язковою складовою, проте це чудовий шанс продемонструвати власну зацікавленість у посаді, ініціативність та розповісти про себе докладніше, ніж це зроблять сухі факти у резюме.
• Letters of intent (Листи про намір): Переддоговірні папери, що часто використовуються в угодах зі ЗМІ, що описують ключові умови, на яких сторони мають намір укласти остаточні угоди.
• Letters of interest (Листи зацікавленості): Покликані показати зацікавленість у отриманні додаткової інформації про перспективи працевлаштування у конкретній організації. Ділове листування – як політичні ігри. Додайте пару барвистих слів про успіхи й лист зацікавленості перетвориться на супровідний лист. Пара додаткових рядків і керівництво вирішить, що ви надто фамільярні, а значить схильні дозволити собі зайвого і треба до вас придивитися. 🧐
• Inquiry letters (Листи-запити): Формальний лист англійською, мета якого – отримати необхідну інформацію. Перш ніж надсилати запит, ви повинні переконатися, що інформація недоступна з інших джерел, таких як веб-сайт компанії, наприклад.
• Query letters (Листи-запити літ.редакторам): Спосіб уявити себе і свою роботу літературному агенту або редактору. Мета листа: переконати агентів чи редакторів у тому, що запропонований проект цікавий та фінансово вигідний.
• Motivation letters (Мотиваційні листи): Односторінковий офіційний лист англійською мовою, в якому пояснюється, чому ви – найбільш підходящий кандидат на вакантне місце, на прикладах власних інтересів та досягнень. Виступає доповненням до резюме при прийомі на роботу або до документів при вступі до ВУЗу або школи.

Letters of Recommendation або Рекомендаційні листи

Даний тип листів пишеться від імені іншого фахівця, наприклад, від імені наукового керівника або попереднього боса з метою перевірки кваліфікації та трудової етики кандидата. Рекомендаційний діловий лист англійською має посилити заявку на отримання роботи, місце у ВНЗ або іншу професійну можливість. Серед рекомендаційних листів трапляються:

• Recommendation letters for a coworker (Рекомендаційні листи для колеги)
• Recommendation letters for an employee (Рекомендаційні листи для співробітника)
• Recommendation letters for a boss (Рекомендаційні листи для начальника)

Follow-Up Letters або Листи-нагадування

Такі листи, як правило, надсилають за результатами зустрічі, наприклад після співбесіди. Мета – подякувати інтерв'юеру за приділений час та ще раз продемонструвати свій інтерес до роботи. Це працює як таке собі нагадування і сприяє продовженню діалогу. Листи-нагадування зазвичай короткі й містять контекст.

🤗 Безпосередня співпраця

Ви стали частиною компанії, вітаємо! З цим досягненням відкрився і новий рівень ділового листування, що стосується вас як частини бізнесу, і продукту, який пропонує компанія.

Acceptance letters або Лист про прийом

Цей діловий лист англійською – офіційний документ, що вказує, що людина погодилася прийняти пропозицію про участь в програмі, про роботу або до школи.

Welcome Letters або Вітальні листи

Це формальний спосіб представити компанію або співробітника і надати інформацію, важливу спочатку. Серед них виділяють:

• Job appointment letters (Листи про призначення на роботу): Перший діловий папір, який отримує співробітник при прийомі до компанії. Лист підтверджує, що людина була обрана на посаду, на яку претендувала.
• New employee welcome letters (Листи з привітанням нового співробітника): Надають співробітникам інформацію, яка допоможе їм краще підготуватися до першого робочого дня.
• New customer welcome letters (Листи з привітанням нового клієнта): Використовується для схеми B2B. Листи містять подяку клієнту за його бізнес, опис вашої компанії та введення у ваш бізнес. Мета: показати клієнту, що йому раді й підтвердити, що співпраця з вашим бізнесом була правильним рішенням.
• Letters of introduction (Рекомендаційні листи або листи-знайомства): Це спосіб для компаній представити себе потенційним клієнтам та партнерам, дистриб'юторам та інвесторам чи організаціям, щоб описати продукти чи послуги, які вони пропонують, тим самим вийти на новий ринок.

Letters of commendation або Подячні листи (Листи схвалення)

Листи, написані для подяки та загального визнання за відмінний вчинок. До них відносяться:

• Appreciation letters (Листи вдячності): Демонструють високу оцінку заслуг людини або її цінності, наприклад, як співробітника. Таким чином підтверджується, що компанія помічає, цінує і дорожить працею співробітника, що надихає людину працювати ще старанніше.
• Retirement letters of appreciation (Листи подяки при виході на пенсію): Висловлюють вдячність співробітнику за роки, що він працював на благо компанії.

Thank you letters (Letters of Gratitude) або Листи подяки

Листи висловлюють подяку одержувачу за будь-який позитивний вплив. Будь то допомога з працевлаштуванням, придбання товару або укладання контракту. Будь-яка взаємодія з позитивним фіналом гідно бути поміченою і стати приводом для листа подяки, що допоможе встановити порозуміння з одержувачем і повідомити про наміри на майбутнє. Серед листів подяки зустрічаються:

• Листи подяки за рекомендації
• Листи подяки для боса
• Листи подяки наставнику
• Листи подяки за підвищення
• Листи подяки клієнтам
• Листи подяки колективу
• Листи подяки колегам
• Листи подяки після інтерв'ю
• Листи подяки вищого керівництва після співбесіди

Complaint letters або Листи-скарги

Офіційний лист англійською, який часто спрямований від споживача підприємству, коли перший незадоволений послугою або продуктом. Такі листи можуть писати як звичайні споживачі, так й компанії, які, бувши клієнтами, не отримали належного обслуговування чи незадоволені продуктом.

Adjustment Letters або Листи щодо врегулювання суперечок

Офіційна відповідь на лист-скаргу. Даний діловий лист англійською містить підтвердження про отримання скарги, алгоритм подальших дій по роботі, тобто: вжиті кроки з вашого боку щодо врегулювання ситуації. Останній пункт дає більше розуміння клієнтам, чому кінцеве рішення було саме таким, що вибудовує довіру у відносинах та підвищує лояльність.

Apology letters або Листи з вибаченнями

Листи з вибаченнями вагомий інструмент у кар'єрі, оскільки від помилок ніхто не застрахований. Мета листа: визнати помилку, продемонструвати, що вам шкода про вчинене, попросити вибачення в отримувача. У разі конфлікту на робочому місці, інформацію про які внесли у справу, листу з вибаченнями також приділяється офіційний запис, що позитивно позначається на подальшій кар'єрі.

Якщо помилка сталася щодо клієнта, бізнес також повинен попросити вибачення, якщо дорожить репутацією. У листі важливо визнати помилку, перепросити, описати шляхи виправлення ситуації. Лист бажано закінчити ще одним вибаченням та побажанням гарного дня.

Congratulation letters або Вітальний лист

Різновид листа, покликаного відзначити видатні досягнення чи нові починання життя людини, наприклад: отримання нової роботи, народження дитини, вихід на пенсію, заміжжя, купівлю нового будинку тощо.

Попри особисту тематику листів, вони є частиною ділового листування та бізнес-етикету.

Request letters або Листи-запити

Формальний лист англійською, мета якого – попросити про щось на робочому місці, чи то підвищення за посадою, переведення в інше відділення, отримання премії, питання відпустки чи проходження додаткового навчання. А також спосіб подати запит на отримання інформації, якої бракує.

Announcement letters або Листи-оголошення

Використовуються, щоб офіційно повідомити колектив про будь-які зміни у робочому процесі. Наприклад, про зміну політики компанії або зміну співробітника, або керівництва, злиття, поглинання, випуск продукту або захід.

Останні два типи листів часто позначають як різновид In-Office Memorandum Letters або Службовий меморандум (Офісні ділові записки). Вони є максимально короткими, структурованими й у справі, без зайвих слів. Лише для внутрішнього користування. До цього типу листів ще відносять:

Acknowledgement Letters (Письма з підтвердженням): підтверджує, що лист, запит або товар були отримані, відправник може бути спокійним.

• Refusal letters (Листи з відмовою)
• Order Letters (Листи-доручення)

Sales letters або Листи, що продають

Мета листа, що продає, — надати послугу або продукт клієнту, або покупцю. Спеціалісти з продажу часто використовують ці листи при встановленні нових контактів з потенційними покупцями або зміцненні відносин із давніми клієнтами.

🤝 Завершення співпраці

Незалежно від того, яка сторона стала ініціатором – керівництво чи підлеглий – цей етап також супроводжується офіційними листами, що є офіційним підтвердженням припинення робочих відносин.

Termination letters або Листи про припинення (співробітництва)

Даний тип листів пишеться співробітникам від імені керівництва, щоб повідомити про звільнення та закінчення співробітництва. У разі наявності договору він також підлягає розірванню. Такі листи називають ще:

• Letters of separation (Листи про звільнення);
• A notice of termination of employment (Сповіщення про припинення трудових відносин);
• Contract termination letters (Листи про розірвання договору).

Іноді подібні листи адресовані від співробітника керівництву, якщо перший готовий піти з посади на добровільній основі. Однак частіше листи-заяви про звільнення від співробітника називаються “Letters of Resignation”.

Letters of Resignation або Заява про звільнення

Ці листи інформують роботодавця про намір піти у відставку. Компанії вважають за краще мати документальне підтвердження вашого наміру. Листи про звільнення включають:

• Retirement letters (Лист про вихід на пенсію);
• Thank you letter after resignation (Лист подяка після звільнення);
• Resignation letters for jobs that aren't a good fit (Заяви про звільнення з роботи, яка не підходить);
• Short notice resignation letters (Заява про звільнення з коротким строком повідомлення): заява подається менше ніж за 2 тижні до дати звільнення;
• No notice resignation letters (Заява про звільнення без повідомлення): співробітник залишає посаду одразу після написання заяви;
• Emergency resignation letters (Термінові заяви про звільнення): подається у разі надзвичайних ситуацій;
• Forced resignation letters (Заяви про вимушене звільнення);
• Formal letters of resignation (Офіційні заяви про звільнення);
• Letters of resignation due to illness (Заяви про звільнення через хворобу);
• Resignation letters due to moving (Заяви про звільнення у зв'язку з переїздом);
• Resignation letters due to pregnancy (Заяви про звільнення у зв'язку з вагітністю);
• Resignation letters for family reasons (Заяви про звільнення за сімейними обставинами);
• Resignation letters due to career change (Заява про звільнення у зв'язку зі зміною кар'єри): подається у разі кардинальної зміни професії.

Незалежно від типу листа про звільнення, важливо вказати останній робочий день, причину, чому ви йдете та подякувати компанії за те, що вона вам дала. При цьому намагатися вмістити це в кілька речень, оскільки це офіційний документ, а не листування з подружками. 😉

Як бачите, ділове листування вражає різноманіттям, охоплюючи кожну мікродію в процесі співпраці, будь то формат Business-to-Business або Business-to-Customer. І якщо ви освоїли, хоча б шість рівнів англійської , тоді сміливо приступайте до детального знайомства з діловим листуванням, адже лексики та граматики вже вистачає для роботи з бізнес англійською.

Тест для закріплення матеріалу

Розташуйте складові ділового листа у правильному порядку

1. привітання
2. Тема листа
3. основна частина
4. контактна інформація одержувача
5. вступна частина
6. прощання
7. контактна інформація відправника
8. заключна частина
9. дата написання листа
10. підпис

Визначте які привітання та прощання відповідають кожному з типів листів

Прочитайте діловий лист англійською та визначте до якого типу він відноситься

Варіанти відповідей:

• formal thank you letter
• semi-formal gratitude letter
• formal letter of commendation

Відповіді на тест

Розташуйте складові ділового листа у правильному порядку

1. контактна інформація відправника
2. дата написання листа
3. контактна інформація одержувача
4. тема листа
5. привітання
6. вступна частина
7. основна частина
8. заключна частина
9. прощання
10. підпис

Визначте які привітання та прощання відповідають кожному з типів листів

Прочитайте діловий лист англійською та визначте до якого типу він відноситься

✔️ formal thank you letter (або formal letter of gratitude)